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ASSEMBLEIA/REUNIÃO GERAL DE SÓCIOS E IMPORTÂNCIA DO CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES PERIÓDICAS DA LEGISLAÇÃO NA AGENDA SOCIETÁRIA

A assembleia/reunião geral de sócios deve ocorrer pelo menos uma vez ao ano, nos primeiros quatro meses após o término do exercício social, ou seja, o prazo se encerra ao final do mês de abril e é essencial que os sócios estejam cientes da importância dessa obrigação anual.

Referida reunião tem como principal objetivo a prestação de contas pelos administradores e deliberação para aprovação de contas do balanço patrimonial referente ao ano anterior, possibilitando análise do resultado econômico obtido e definição de novas diretrizes e estratégias.


Essa agenda societária é uma oportunidade crucial para os empreendedores refletirem questões vitais para o futuro da companhia, ocasião a qual os sócios podem e devem analisar todos os aspectos inerentes à empresa para deliberar decisões estratégicas de planejamento. Portanto, é fundamental que o quadro societário participe ativamente, garantindo representatividade e transparência nas deliberações.

Pela regra geral, a convocação deve ocorrer até trinta dias antes da data agendada, entretanto, caso o contrato social disponha regra adversa tal prazo é flexibilizado, além disso, dispensa-se as formalidades de convocação quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia.


Inclusive, a legislação concede flexibilizações tanto para a convocação quanto pela própria realização da reunião, que pode ser feita de forma digital, além da possibilidade de voto à distância dos sócios. Ao seguir as diretrizes contidas na legislação e contrato social, é possível garantir uma convocação bem-sucedida e uma assembleia produtiva e legalmente válida.

Além disso, caso algum sócio não possa comparecer presencialmente e/ou online, há a possibilidade de sua representação por meio de procuração, permitindo que este autorize outra pessoa a agir em seu nome na assembleia.


Para isso, é necessário elaborar uma procuração específica, indicando claramente os poderes concedidos e os assuntos a serem tratados. É importante que a procuração seja assinada pelo sócio outorgante e esteja de acordo com as disposições do contrato social da empresa. O sócio representante deve estar ciente de suas responsabilidades e agir em conformidade com os interesses do representado. Com uma procuração válida e bem elaborada, é possível garantir uma representação eficaz e uma participação democrática nas decisões da empresa.



O cumprimento das obrigações societárias periódicas em sociedades empresárias traz uma série de benefícios essenciais para o bom funcionamento e higidez da atividade empresarial, além de viabilizar a manutenção de uma boa relação entre os sócios.

É crucial para garantir a transparência e fortalecer a governança corporativa. Ademais, é uma oportunidade para alinhar objetivos, resolver conflitos e manter a coesão entre os envolvidos.

Referido alinhamento que a realização da assembleia promove contribui para a transparência e credibilidade perante clientes, fornecedores e investidores, fortalecendo a reputação da organização no mercado.


O cumprimento regular das obrigações também proporciona uma gestão mais eficiente, permitindo uma melhor organização e controle das atividades empresariais. Por fim, promove a sustentabilidade a longo prazo, garantindo a continuidade das operações e o crescimento do empreendimento.

Atualmente, a esmagadora maioria das LTDA’s não procedem com referida incumbência relativa à assembleia/reunião geral de sócios para aprovação das demonstrações financeiras, banalizando as deliberações e aprovação de contas anuais. No entanto, é crucial ressaltarmos os problemas e danos indiretos que todas as sociedades, incluindo as LTDA., sujeitam-se ao não aprovarem suas contas conforme a Lei, resultando em irregularidades "meramente" aparentes.


Desprezar as formalidades da rotina societária pode resultar em desalinhamento estratégico, falta de controle e descontentamento entre os sócios, o que futuramente pode estimular adversidades ainda maiores, colocando em risco a manutenção da empresa.

Além disso, caso não ocorra a formalização da aprovação das demonstrações financeiras os administradores estarão expostos aos riscos enfrentados em relação aos seus deveres, pois a aprovação integral das contas do administrador resulta na exoneração de sua responsabilidade (artigo 1.078, §3º do Código Civil). Sendo assim, apenas quando houver comprovação explícita de erro, dolo ou simulação em determinados atos é que os administradores podem ser responsabilizados após a aprovação das contas sem reservas.

 

Nessas circunstâncias, deve-se ajuizar uma ação judicial para a anulação da assembleia, na qual os elementos que fundamentam a responsabilidade precisam ser devidamente comprovados. Sendo que, o prazo para a respectiva anulação da aprovação das contas é de 2 (dois) anos, conforme dispõe o artigo 1.078, § 4º, do Código Civil.

 

Tal exoneração é crucial para sociedades limitadas que tenham um administrador que não seja sócio ou que tenham um sócio administrador junto a outros sócios não administradores.

 

É essencial ressaltar a importância da observância de todas as normas contábeis aplicáveis na elaboração e aprovação das contas. Caso contrário, os efeitos mencionados podem se agravar, especialmente no que diz respeito à responsabilidade dos administradores.

 

Nesse sentido, é extremamente necessário que o administrador preste as contas das quais é responsável, a fim de que, além da exoneração da sua responsabilidade, possa passar à sociedade total transparência sobre sua atuação.

Além disso, é dever do sócio, mesmo que não seja administrador, participar ativamente nas assembleias, demonstrando interesse nos assuntos pertinentes ao negócio, e exercendo o direito de voto de acordo com sua compreensão do que é mais benéfico para a empresa, pois, a ausência de participação gera consequências, incluindo a possibilidade de exclusão por justa causa.


Cabe salientar ainda que, mesmo após o período de 4 (quatro) meses do término do último exercício social, as empresas ainda têm a prerrogativa de apresentar sua prestação de contas sem prejudicar a sociedade, vez que o Código Civil não prevê penalidades para a realização fora do prazo estipulado.

Inclusive, caso haja irregularidades e ausência da formalização da prestação de contas de anos anteriores, é possível realizar a regularização retroativa mediante assessoramento e auxílio de profissionais contábeis e jurídicos, de forma que haja uma gestão mais organizada e com riscos e adversidades cada vez mais mitigadas.


Autora: Maria Eduarda Oliveira Romeiro

 

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